Työpaikan monista eri tietojärjestelmistä syntyy yleensä vaikeasti hahmottuva kokonaisuus. Pirstaleiseen informaatioon reagoitiin Hoivarakentajilla täysvaltaisesti, sillä tiedon läpinäkyvyys ja saatavuus on yksi yrityksen ydinarvoista. Koko liiketoiminnalle kehitettiin uusi digitaalinen sydän, Taapeli. Taapeli on kuin kaiken kattavan arkiston ja yhteisen kahvihuoneen yhdistelmä: ajankohtainen tieto löytyy aina helposti ja asiantuntemusta on kätevä jakaa eri tiimien kesken. Tietojen himmelistä yhdeksi, selkeäksi kokonaisuudeksi
Ennen Hoivarakentajilla oli massoittain tietoa eri projekteista ja asiakkaista, mutta kokonaiskuvaa oli vaikea piirtää. “Dataa yhdisteltiin manuaalisesti, tiedot olivat yksittäisten henkilöiden takana eikä liiketoiminnan tilasta saatu muodostettua luotettavaa mittaristoa. Hoivarakentajien käyttäjien piti tunnistautua jokaiseen sovellukseen erikseen, mikä vaikeutti työntekijöiden arkea”, kertoo Hoivarakentajien asiakkuusjohtaja Mikko Vainioranta.
Syntyi idea kaiken tarvittavan tiedon kattavasta digitaalisesta sydämestä. Microsoft Teams on Hoivarakentajien työntekijöille kotoisa alusta, joten se oli luonteva valinta tiedonkulun keskipisteeksi. “Asiantuntijamme tekevät arvokasta työtä erityistä tukea tarvitsevien ihmisten asuinympäristöjen parissa ja vähähiilisen huomisen hyväksi. Haluamme tarjota työn tekemiseen myös parhaan mahdollisen teknisen ympäristön”, Hoivarakentajien toimitusjohtaja Tarmo Kemppainen kertoo.
Taapeli-nimeä inspiroi puurakentamisen perinteikäs sanasto. Alkuperäiseltä merkitykseltään taapeli on sahatavarapino, jossa raikas ilma kulkee vaivattomasti lautojen välissä – kuten tieto kulkee nyt digitaalisesti jokaiselle Hoivarakentajien yhteisössä.
Taapelissa kaikki tarpeellinen löytyy samasta paikasta
Taapeli-projektissa eri liiketoiminnan sovelluksiin rakennettiin automaatioita, joilla kaikki tarvittavat raportit, sovellukset ja viestintätavat istutettiin Teamsin käyttöliittymään. Projektitiimit saivat oman Teams-välilehtensä rakennusprojektien etenemisen seuraamiseksi. Tiimien ei tarvitse enää painia vanhentuneiden laskentataulukkojen ja dokumenttien kanssa, vaan viimeisimmät tiedot päivittyvät varmasti oikein kaikkialle, minne pitääkin. Lisäksi dataa voi hyödyntää muissa sovelluksissa.
Myyntityön asiantuntijoiden arkea helpottaa se, että Taapelista löytyvät kaikki sidosryhmien sekä myynti- ja rakennusprojektien tiedot. Myös omaa työtä voi seurata ja kirjata vaivattomasti.
Taapeliin päivittyvät myös maanhankinnan tiedot suoraan Maanmittauslaitokselta. Vähähiiliseen puurakentamiseen sopivia tontteja voi tutkailla visualisoidusti kartalta, ja tietojen perusteella soveltumattomat tontit on helppo karsia pois. ”Ympäristön dataa analysoimalla pystymme jopa ennustamaan asiakkaallemme niin sanotun pienimmän riesan tien, eli välttämään tontit, joissa todennäköisyys valitusprosessille on suuri”, Vainioranta kuvailee.
Taapeli huomioi myös kasvun ja uudet tiimiläiset
Hoivarakentajat on työpaikka, johon jokainen on tervetullut omana itsenään. Taapeli tukee huolellista perehdytystä, sillä tieto siirtyy nyt näppärästi myös uusimmille tiimiläisille. Tulokkaiden ei siis tarvitse stressata usean eri järjestelmän omaksumisesta. “Avoimen tiedon arvoihimme kuuluu myös se, että vasta meillä aloittaneetkin asiantuntijat pääsevät tasavertaisesti kaiken tarvitsemansa tiedon äärelle”, Kemppainen huomauttaa.
Taapelissa eri tiimien kuulumiset vaihtuvat aiempaakin matalammalla kynnyksellä. ”Kerran Teamsissa käytiin keskustelua rakennusten paloluokista, ja kyseiseen hankkeeseen liittymätön kollega sattui huomaamaan keskustelun. Koska asioita oli jo ratkaistu toisaalla, pystyi tämä kollega saman tien auttamaan toista alkavaa hanketta tekemään kustannustehokkaammat ratkaisut”, Vainioranta kertoo.
Hirsirakentaminen on tulevaisuuden ala, ja siksi katse ohjautuu herkästi kohti uusia tuulia. Taapeli skaalautuu näppärästi myös tuleviin palveluihin ja toimintoihin. Hoivarakentajien asiantuntijoiden yhteisössä luovuus kukkii, ja ideoita pulpahtelee digitaalisen sydämen valjastamisesta yhä useampiin tarkoituksiin. ”Me asetimme vision ja me päätämme myös tästä eteenpäin, mihin suuntaan ratkaisumme elää, kasvaa ja kehittyy. Meillä ihan muille aloille erikoistuneet ihmiset ovat nähneet mahdollisuuksia esimerkiksi takuutikettien käsittelyyn Taapelissa – se on minusta kansalaiskehittämistä aidoimmillaan”, Vainioranta summaa.
